Foto cedida Save On Conferences

Em 2004, cerca de 44 milhões de funcionários norte-americanos realizaram pelo menos uma parte de seu trabalho em casa. À medida que o número de trabalhadores a distância cresceu, os empregadores constataram maior disposição, produtividade e redução dos dias de trabalho perdidos devido a doenças. Mas manter os funcionários remotos em contato com o resto do escritório pode apresentar alguns desafios.

Muitas pessoas usam o e-mail como principal método de comunicação com os colegas de trabalho. Enviar um e-mail é fácil e rápido, e as pessoas que passam muito tempo no computador podem enviar mensagens sem interromper seu trabalho. Mas o e-mail não revela muitos dos sinais que as pessoas usam para se comunicar de forma eficaz, como expressões faciais, tom da voz e linguagem corporal. A eficiência e natureza impessoal do e-mail pode levar as pessoas a dizer coisas que elas não diriam pessoalmente ou pelo telefone.

Por isso, os especialistas sempre sugerem que as pessoas que trabalham em suas casas confiem mais no telefone que no e-mail. Pelo telefone, as pessoas acabam conhecendo melhor seus colegas de trabalho, o tom da voz e outras dicas vocais também fazem do telefone uma forma mais eficaz de comunicação. As conferências telefônicas também são uma boa ferramenta para discussões em grupo, planejamentos e reuniões em geral.

As conferências via web mantêm os funcionários a distância em contato com o escritório por meio de recursos visuais e de áudio. Há uma variedade de softwares e serviços de conferência via web atualmente no mercado, e seus recursos variam de forma considerável. Em geral, as empresas podem comprar o software e hospedar as reuniões, ou podem usar um serviço de hospedagem. Com o uso de um programa de conferência via web, os funcionários podem criar salas virtuais para realizar treinamento, sessões de brainstorming e outras reuniões em tempo real.

Para mais informações sobre teletrabalho e conferências via Web, veja Como funciona a teleconferência.