A maior parte das pessoas que trabalham em escritórios têm alguma familiaridade com os aparelhos de fax. O conceito é simples - o aparelho de fax escaneia o documento, codifica a informação e o transmite pela linha telefônica. O aparelho de fax receptor decodifica o sinal e imprime uma cópia fac-símile do documento.

Os serviços que permitem o envio de faxes via e-mail funcionam de acordo com o mesmo princípio, porém o computador e a internet substituem o aparelho de fax. Estes serviços atribuem números de fax aos clientes e oferecem uma forma de enviar documentos dispensando o uso do aparelho de fax.

Para enviar um fax por e-mail:

  • o remetente anexa um arquivo - por exemplo um arquivo em formato Word ou um documento escaneado - a uma mensagem de e-mail utilizando um programa de envio de e-mails ou uma página da internet;
  • o remetente envia a mensagem ao número de fax do destinatário. Dependendo do serviço, o remetente poderá também adicionar o nome de um serviço de envio de faxes (por exemplo: 18005551234@emailfaxes.com);
  • esse serviço converterá o arquivo anexo de forma que o aparelho de fax possa lê-lo;
  • o serviço envia os dados pela linha telefônica;
  • o aparelho de fax do destinatário decodifica os dados e imprime o fax.
Para receber um documento de um aparelho de fax convencional:
  • o remetente disca o número de fax do destinatário;
  • o aparelho de fax converte os dados e os transmite;
  • o serviço recebe os dados, converte-os em um arquivo imagem que é enviado para o endereço de e-mail do destinatário;
  • o destinatário abre o e-mail com o anexo e visualiza o arquivo.

Os serviços de envio de fax por e-mail são mais versáteis e geralmente custam menos do que a aquisição de um aparelho de fax convencional com uma linha telefônica exclusiva.

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