Os programas de monitoramento de desktop podem ser instalados de duas maneiras:
Os programas de monitoramento de desktop têm a habilidade de gravar cada toque no teclado. Quando você está digitando, um sinal é enviado do teclado para a aplicação em que você está trabalhando. Esse sinal consegue ser interceptado e tanto enviado de volta para a pessoa que instalou o programa de monitoramento quanto gravado e enviado de volta em um arquivo de texto. A pessoa à qual o sinal é enviado de volta é geralmente um administrador do sistema. Contudo, os programas de interceptação de toques no teclado também são populares entre os "hackers."
Os hackers sempre usam os programas de monitoramento de desktop para obter senhas de usuários. Interceptam programas e, por gravarem os toques do teclado, também tornam os usuários suscetíveis a terem seus números de cartão de crédito e outros dados confidenciais roubados.
Os empregadores conseguem usar os programas de monitoramento de desktop para ler e-mail e ver qualquer programa que esteja aberto em sua tela. O software de replicação para desktops captura a imagem na tela do computador, interceptando sinais que estão sendo transmitidos para o cartão de vídeo do computador. Essas imagens são, então, enviadas pela rede para o administrador do sistema. Alguns programas incluem um sistema de alerta - quando um usuário visita um site censurável ou transmite texto inapropriado, o administrador do sistema é alertado quanto a essas ações.
Mas os empregadores não precisam instalar softwares para rastrear o uso de seu computador. Há na verdade, em todo computador, sistemas embutidos que fazem com que descobrir o que você faz seja muito fácil.