Introdução

Cortesia de Premiere Global Services

Nos últimos anos, as empresas cresceram e espalharam-se. Muitos funcionários fazem o seu trabalho a partir de casa. Uma vez que os escritórios e funcionários possam estar a milhares de quilômetros de distância, colocar todo mundo na mesma sala para reuniões e treinamentos decididamente tornou-se nada prático para muitas empresas.

É por esse motivo que a teleconferência - troca de informações em tempo real entre pessoas que não estão no mesmo espaço físico - tornou-se uma grande atividade. A indústria americana de audio-conferência relatou uma receita de US$ 2,25 bilhões em 2004. Por meio de teleconferência, as empresas podem realizar reuniões, encontros com clientes, treinamentos, demonstrações e workshops por telefone ou online, em vez de pessoalmente.

Nesse artigo, veremos os diferentes tipos de teleconferência, das conferências telefônicas às reuniões online.

Central telefônica privada As empresas normalmente possuem uma PABX em seus escritórios. A PABX é uma rede ligada de conexões telefônicas dentro do escritório. Cada telefone possui uma extensão, e vários telefones compartilham as linhas a uma rede telefônica pública comutada. Normalmente, isso é mais barato do que trabalhar com uma linha telefônica dedicada para cada extensão, especialmente para empresas maiores.

A teleconferência telefônica mais simples é uma ligação de três pontas, disponível em muitas casas como um serviço da empresa telefônica. Outro método bastante simples (mas não necessariamente eficaz) é ter dois grupos de pessoas conversando através de um fone com microfone. Os limites da ligação de três pontas e a qualidade do som dos fones com microfones tornam essas opções inadequadas para a maioria das empresas.

As conferências telefônicas permitem que grupos de pessoas comuniquem-se por telefone. Os bancos e as corretagens geralmente utilizam as conferências telefônicas para fornecer relatórios de status a grandes quantidades de ouvintes. Outras empresas utilizam as conferências telefônicas para ajudarem os colaboradores a comunicarem-se, planejarem e fazerem brainstorming. Para conectar-se à ligação, os participantes ligam para um número designado (conferência MeetMe), ou um operador ou um moderador liga para cada participante (conferência para essa finalidade).

As conferências telefônicas conectam as pessoas através de uma ponte de conferência, que é essencialmente um servidor que age como um telefone e pode atender a várias ligações simultaneamente. O software exerce um papel importante nos recursos da ponte além de simplesmente conectar várias pessoas.

Uma empresa pode ter sua própria ponte ou pode contratar um provedor de serviços para a hospedagem das conferências telefônicas. Os provedores geralmente oferecem recursos adicionais para as conferências telefônicas, como:

• escolha do participante
• registro da ligação
• operadores ou atendentes internos

As empresas que utilizam os telefones VoIP também podem hospedar as conferências telefônicas se o software do VoIP suportá-las.

Muitos sistemas de conferência por telefone requerem login e senha para acessar o sistema. Isso ajuda a proteger as próprias informações confidenciais durante a ligação.

Os telefones com visor podem acrescentar um elemento visual às conferências telefônicas, mas as empresas geralmente precisam compartilhar outras informações visuais.

Teleconferência online
A conferência via web permite que as pessoas se comuniquem através de texto e vídeo, além de áudio. Os métodos de conferência via web mais simples utilizam programas de bate-papo e mensagens instantâneas para realizar as discussões em grupo baseadas em texto. Programas mais sofisticados trocam informações visuais com webcams e vídeos em transmissão contínua. Alguns permitem que as pessoas compartilhem documentos online.

As empresas podem comprar o software de conferência e hospedar suas próprias reuniões ou usar um serviço de hospedagem. Os serviços de hospedagem fornecem o software e o espaço no servidor para a realização das reuniões. De qualquer maneira, a empresa ou o serviço de hospedagem deve ter o software para coordenar a reunião, além de bastante espaço no servidor e largura de banda para hospedá-la.

Foto cedida Premiere Global Services

Os programas de conferência via web combinam ferramentas já comuns às páginas da Web e comunicação via Internet. Eles juntam essas ferramentas em uma interface para criar um ambiente de encontro interativo. Essas ferramentas incluem:

• marcação HTML, XML e ASP
• Java scripts
• animação em flash
• mensagem instantânea
• áudio e vídeo em transmissão contínua

Alguns programas são totalmente baseados em computador e Internet. Outros utilizam o sistema telefônico para distribuir o conteúdo de áudio. Para participar de reuniões online, os participantes devem ter:

• um computador
• uma conexão de Internet
• um telefone, se o conteúdo de áudio não for fornecido online

Se o programa de conferência conta com mecanismos de webcam e bate-papo com áudio baseado na Internet, os PCs dos participantes devem ter:

• microfones
• webcams
• placas de captura de vídeo

Geralmente, toda apresentação ou reunião online possui um moderador e participantes. O moderador define a hora e a data da reunião, prepara o conteúdo e certifica-se de que tudo está funcionando corretamente antes de a reunião começar. Os participantes podem ver a apresentação sem dar retorno ou podem colaborar, com base nas configurações e recursos dos programas. Geralmente, os moderadores podem gravar a apresentação para visualização posterior, além de passar seus recursos de moderador para os participantes durante a reunião.

Mas o que as pessoas podem fazer nessas salas de encontro virtual? Vamos descobrir.

Outros usos para a conferência via WebAs conferências via Web não servem somente para as empresas. Os hospitais podem usar o áudio e videoconferência para complementar sua equipe na sala de emergência. Por exemplo, alguns hospitais de Massachusetts utilizam a videoconferência para permitir que os neurologistas conversem com pacientes com derrame cerebral. A conferência via Web também permitiu que soldados em combate se comunicassem com suas famílias e até se casassem.

Recursos da conferência via Web

Termos da conferência via WebWebinar - um seminário ou apresentação interativa distribuída de maneira online. Webcast - uma apresentação de áudio ou vídeo de um canal distribuído de maneira online.

Os programas de conferência via Web vêm com uma grande variedade de recursos. Alguns podem ser combinados com os aplicativos existentes na empresa de e-mail, calendário, mensagem e produtividade do pessoal. Outros permitem que os participantes vejam a apresentação em seu navegador web comum sem a instalação de qualquer software adicional.

Dependendo do software, as pessoas podem:

• visualizar apresentações de slides de programas como PowerPoint;
• arrastar ou escrever em uma tela branca comum usando o mouse ou digitando;
• fazer comentários em imagens e diagramas usando o mesmo princípio da tela branca;
• transmitir imagens fixas ou vídeos a outros participantes através de uma webcam (isso aumenta a largura de banda necessária e às vezes pode diminuir a velocidade de transferência da apresentação);
• visualizar informações do computador de mesa do moderador usando o compartilhamento de tela;
• compartilhar documentos, geralmente, mesmo que os participantes não tenham o software que os criou, usando o compartilhamento de aplicativo;
• manter sessões interativas de perguntas e respostas que integrem vídeo e áudio;
• enviar mensagens públicas ou privadas através da mensagem instantânea;
• fazer comentários ou modificar documentos e planilhas de aplicativos compatíveis;
• transferir arquivos entre os participantes;
• fazer e responder perguntas através de bate-papo com áudio (como uma parte integrada do software) ou por telefone.

Alguns programas de conferência via Web podem transmitir as informações contidas nos quadros brancos

Uma vez que essas reuniões aconteçam na Internet, os programas incluem opções de segurança e encriptação. A maioria dos programas requer que moderadores e participantes utilizem login e senha para acessar a reunião. Alguns utilizam a encriptação SSL ou TLS para proteger os dados. Algumas empresas também hospedam as conferências via Web nos servidores internos, para que os dados permaneçam atrás do firewall corporativo. O moderador ou o serviço de hospedagem podem monitorar quem está participando da conferência através de inscrições e chamadas.

Uma típica reunião online
As conferências via Web podem variar bastante dependendo do software, da hospedagem e de como o moderador realiza a reunião. Aqui vão os passos básicos usados com muitos programas de reunião:

1. o moderador junta o conteúdo para a reunião, incluindo planilhas, documentos e apresentações de outros aplicativos;
2. o moderador define a hora e a data da reunião e utiliza o software para convidar os participantes via e-mail;
3. os participantes aceitam o convite e seus programas de calendário adicionam a reunião em seus calendários;
4. o moderador da reunião abre o software de conferência antes do início da reunião e certifica-se de que as conexões e o conteúdo estão funcionando corretamente;
5. quando chega a hora da reunião, os participantes clicam na URL que aparece no e-mail do convite para acessá-la;
6. a parte visual da reunião acontece no software da reunião ou em um navegador Web;
7. o moderador e os participantes comunicam-se por telefone, bate-papo com voz ou mensagem instantânea durante a reunião;
8. no final da reunião, o moderador e os participantes fecham seus programas ou as janelas do navegador e saem.

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